Az információmenedzsmenttel foglalkozó Iron Mountain kutatása szerint a papírmunka, vagyis a hagyományos, papír alapú iktatás nélkülözhetetlenek az üzleti életben, így nem valószínû, hogy egyhamar eltûnnek az irodai élet színterérõl.

A tanulmány arra is kitér, hogy az számítógépeken tárolt irdatlan mennyiségû adatbázis szintén gondot okozhat, hiszen a nem megfelelõen rendszerezett fileok magukban hordozzák az adatvesztés- és károsodás veszélyét is. Az elveszett adatok megtalálása és újra felhasználása pedig nem minden esetben lehetséges.

A felmérés, mely feltérképezte a jogi, feldolgozóipari, gyógyszerészeti és pénzügyi szektorokat Angliában, Németországban, Fanciaországban, Hollandiában, Spanyolországban és Magyarországon, az találta, hogy a cégek 58 százaléka dokumentumai nagy részét egy központi, az irodához tartozó raktárban tárolja.

Sok esetben ez az információhalmaz az alsóbb szinteken található, így a hatalmas mennyiségû ügyfél- és üzleti szempontból létfontosságú irat ki van téve egy esetleges árvíz pusztításának, illetve rágcsáló okozta károsodás veszélyének.

Az Iron Mountain felmérése szerint a megkérdezett vállalatok 51 százaléka vallja, hogy ügyfél-kommunikációjuk tetemes részét papíron rögzíti. A válaszadók 45 százaléka szerint pedig tárolási kapacitásuk jelentõsen túlterhelt, így a keresett információ gyors fellelése igen nehézkes.

37 százalék egyenesen kaotikusnak, kiismerhetetlennek nevezte tárolási módszereit, beletörõdve, hogy egyes dokumentumait akár soha többé nem fogja tudni elõkeresni. Aggasztó, hogy a vállalatok 2 százaléka semmiféle rendszerrel nem rendelkezik ügyfél-kommunikációs iratai tárolására.

A tanulmány tanulsága szerint sok vállalat komolyan aggódik iratkezelési és -tárolási technikáinak üzleti sikerességére gyakorolt hatása miatt. Mindössze 24 százalék gondolja, hogy megfelelõ hozzáférése van a papíralapú ügyfél-információkhoz.

49 százalék tart lényeges információk elvesztésétõl, a megkérdezett cégek negyede pedig jelenleg képtelennek érzi magát arra, hogy egy a papírmunkát és a digitális formátumokat is együtt kezelõ, hatékony módszert alkalmazzon.

Globálisan évente több mint 300 millió tonna papírt használunk fel. A drasztikus növekedés egyik oka az információk mennyiségének robbanásszerû növekedése. Kutatások kimutatták, hogy 2011-ben közel 10-szer több információt kellett napi szinten kezelnünk a 2006-os állapothoz képest! Azon cégek, amelyek továbbra is a hagyományos, papír alapú iktatást használják, nem tudnak lépést tartani ezzel a bõvüléssel, és belefulladnak a papírhalomba.

Az Association for Information and Image Management nonprofit nemzetközi szervezetet 1943-ban alapították azzal a céllal, hogy különbözõ képzésekkel, kutatásokkal és gyakorlati tanácsokkal segítse a vállalatokat a hatékony információmenedzsment kialakításában. Mára a világ egyik legnagyobb független szervezetévé nõtte ki magát és minden évben megrendezi a Nemzetközi Papírmentes Napot (International Paper Free Day), annak érdekében, hogy felhívja a vállalatok, cégek figyelmét a digitalizálás fontosságára, a benne rejlõ lehetõségekre.