A nettó 600 millió forint alatti éves árbevétellel rendelkező hazai kis- és középvállalkozások vezetői aktívan kiveszik a részüket az operatív, ezen belül az adminisztratív feladatok elvégzéséből, és gyakran észrevétlen a számukra, hogy ez utóbbi tevékenységek milyen sok idejüket veszik el. Éppen ezért kevesen támaszkodnak belső, illetve külső segítségre e téren. A digitális megoldásokat is kevesen használják, holott elismerik, hogy mindezek növelnék hatékonyságukat és az üzlet- vagy önfejlesztésre fordítható idejüket – derült ki a Budapest Bank 500 cégvezető megkérdezésével elvégzett időmenedzsment kutatásából .

Időigényes a hazai vállalkozások adminisztrációs tevékenysége

Az 1-9 főt foglalkoztató, nettó 600 millió forint alatti éves árbevétellel rendelkező magyar cégek vezetőinek 70%-a legalább heti 30 órát foglalkozik cége ügyeivel, tízből négyen pedig heti 40 órát is meghaladó munkaidőben dolgoznak. Azok, akiknek ez a vállalkozás jelenti az elsődleges bevételi forrást, még ennél is többet, átlagosan heti 50 óra fölötti időt töltenek munkával. Az eredményekből az is kiderül, hogy minél nagyobb a vállalkozás árbevétele, az annál inkább leköti az első számú vezető idejét.

A cégvezetők aktívan részt vesznek az operatív feladatok végzésében, ami a munkaidejük több mint 60%-át köti le. Jellemző rájuk, hogy minden munkafolyamatban részt vesznek, így az adminisztratív teendők elvégzésében is, ami a munkaidejük 21%-át teszi ki. Ezen belül a banki ügyek intézésére és a számlázásra az idejük 10%-át fordítják.

Úgy tűnik, hogy gyakran a cégvezetők sem érzékelik, mennyire időrablók az adminisztratív tevékenységek, mivel azok sok apró feladatból állnak össze – pedig ez legalább annyi idejüket veszi el, mint az új ügyfelek megszerzése. Ugyanakkor csak kevesen támaszkodnak belső, illetve külső segítségre e téren: a pénzügyi-számviteli adminisztrációs feladatokra csak minden negyedik kisvállalati vezető alkalmaz külön beosztottat, külső segítséggel pedig csak minden harmadik él, holott egyébként 86%-uk külsős könyvelőt alkalmaz.

A bejövő és kimenő számlákat rendszerint maga a cégvezető kezeli, amennyiben a szükséges időráfordítás nem éri el a havi 20 órát – e fölött már legtöbbször más valaki látja el ezt a feladatot. Ez utóbbi elsősorban az 50 millió forint feletti éves bevételű, illetve a kereskedelemben működő vállalkozásokra jellemző.

Míg netbankot a vizsgált vállalkozások 86%-a, mobilbanki applikációt pedig 44%-a használ, addig online számlázó programot csak 38%, készletnyilvántartó rendszert pedig 29 % alkalmaz ennél a cégméretnél. Ugyanakkor az is megfigyelhető, hogy az árbevétel növekedésével párhuzamosan nő a digitális pénzügyi-számviteli megoldások igénybevételének aránya.

Van lehetőség a pénzügyi tudatosság növelésére, ezt jelzi, hogy pénzügyi kimutatásokat csak minden második megkérdezett cégében készítenek valamilyen rendszerességgel, legtöbbször ez is cégvezetői feladat. Ahol nem készítenek ilyet, ott egyrészt azért, mert azt vallják, hogy a könyvelésből származó adatok elégségesek a számukra a döntéshozatalhoz, 23%-uknak pedig azért nincs szüksége pénzügyi kimutatásokra, mert rutinból vezetik a céget.

A vállalkozók elégedettek a munka és magánélet egyensúlyával

A munka a megkérdezettek kétharmada számára nem elsősorban pénzkereset, hanem sokkal inkább önmaguk és céljaik megvalósítása. Valószínűleg ez az oka annak, hogy a munka és magánéletét egyensúlyát nézve csak minden tizedik válaszadó érzi magát kifejezetten elégedetlennek. Nagyjából egyharmad azok aránya, akik bár nem elégedetlenek, de örülnének, ha több szabadidővel rendelkeznének. Jellemző, hogy akik a munkájukra inkább csak pénzkereseti forrásként tekintenek, nagyobb arányban elégedetlenek a szabad idejük mennyiségével.

Bár a megkérdezett cégvezetők sokat dolgoznak, de mivel azt csinálják, amit szeretnek, nem érzik úgy, hogy komolyabban stresszelné őket a munkájuk. A vizsgált stressztényezők közül a céggel kapcsolatos faktorok (bizonytalanság az üzletben, túl sok munka, céges pénzügyek egyensúlyban tartása és az időbeosztás nehézségei) az elsődlegesek, a magánjellegűek (egészség, párkapcsolat, gyereknevelés stb.) kevésbé jellemzőek rájuk. Érdekesség, hogy a női cégvezetők valamelyest nagyobb arányban érzik stresszesnek magukat, mint a férfiak, aminek az lehet az oka, hogy őket általában a háztartásvezetés is terheli a mindennapi munkájuk mellett.

Tisztában vannak az önfejlesztés fontosságával

Ha kevesebb időt kellene a vállalkozásuk irányítására fordítaniuk a megkérdezetteknek, és felszabadulna heti 4 órájuk, 90%-uk magára, illetve elsősorban a családjára szánná a plusz szabadidőt, 14%-uk fordítaná tanulásra vagy vállalkozásfejlesztésre.

A vállalatvezetők ezzel együtt tisztában vannak az önfejlesztés fontosságával: 86 százalékuk elkötelezett ezen a téren. Azok esetében, akiknek komoly stresszt jelent valamely, a cégükkel kapcsolatos rizikófaktor, nagyobb az aránya azoknak, akik fejlődni szeretnének, míg azoknál, akik biztonságban érzik magukat, sokkal kisebb az igény az önfejlesztésre. Legtöbben abban a tevékenységben képeznék magukat tovább, amellyel a vállalkozásuk foglalkozik, a második helyen a nyelvtanulás, míg a harmadik helyen az új technológiák, az informatika és digitalizáció adta lehetőségek jobb megismerése szerepelnek. Ugyanakkor olyan, a vállalkozás sikeres működtetésében fontos „szoft” készségeknek, mint pl. a kommunikációs vagy vezetői készségek fejlesztését még csak nagyon kevesen tartják lényegesnek.

„Úgy látjuk, hogy a magyar kisvállalkozások hatékonyságát és ezzel együtt versenyképességét folyamatosan lehet növelni, és ebben fontos szerepe van a megfelelő időgazdálkodásnak. A kutatásból kiderült, hogy a vállalkozások vezetőinek túl sok idejét rabolja az adminisztráció, különös tekintettel a számlázásra és banki ügyek intézésére, holott ezt az időt akár új ügyfélszerzésre, vállalkozásuk vagy önmaguk fejlesztésére is fordíthatnák. Ezen a problémán fog segíteni a jövő év elején bevezetésre kerülő, digitális megoldásokra épülő pénzügyi asszisztens termék- és szolgáltatáscsomagunk, amellyel jelentősen javítani tudjuk a vállalkozások időgazdálkodásának hatékonyságát”– mondta el Dancsné Engler Bernadett, a Budapest Bank kisvállalkozási üzletágának vezetője.