Akár a papír alapú, akár az elektronikus nyomtatványt értelemszerűen kell kitölteni, lehetőség szerint minden abban kérdezett adatra vonatkozóan. Elengedhetetlenül fontos a baleset pontos idejének (év, hónap, nap, óra, perc) és pontos helyének rögzítése.

Minden esetben szerepelniük kell a következő adatoknak is:

• részes gépjárművek üzembentartóinak adatai
• részes gépjárművek forgalmi rendszámai és típusai
• gépjárművezetők adatai
• felelősségbiztosítási adatok
• részesek aláírása

A nyomtatványon erre a célra szolgáló 13. pont alatt a baleset körülményeit vázlatszerűen, de egyértelműen le kell rajzolni, oly módon, hogy a részes gépjárművek az „A” és „B” oszlopokban szereplők adatokhoz minden kétséget kizáróan kapcsolhatóak legyenek. A rajz alapján esetleg mégis előforduló félreértések megelőzése érdekében a 12. pontban szereplő lehetőségek közül – két egymást keresztező, egyenes vonallal (+/x jellel) – a megfelelő gépjárműhöz tartozót meg kell jelölni. A jelzésnek tehát közvetlenül a mellette szereplő oszlop adatai szerinti gépjárműre és nem a másik részes félre kell vonatkozniuk.

Megkönnyítheti a felelősség igazolását és ezzel a kárrendezési eljárást, amennyiben az esetleges független szemtanú(k) adatai (név, cím, esetleg telefonszám) az 5. pontban feltüntetésre kerülnek. Nem minősül függetlennek a tanú, ha valamelyik balesetben részes gépjármű utasa, a részes felekkel rokoni vagy egyéb olyan jellegű kapcsolatban áll, mely alapján a felelősség megállapításához érdeke fűződik.)

Amennyiben a baleset valamelyik részese járműszerelvény volt, ügyelni kell arra, hogy a bejelentő lapon mind a vontató, mind a vontatmány adatai szerepeljenek.

A papír alapú nyomtatvány eredeti és másolati példánya a kitöltést követően szétválasztható, így a baleset mindkét részese azonos módon kitöltött példánnyal rendelkezhet. Az aláírást és szétválasztást követően a nyomtatvány tartalmán változtatni nem szabad. Több részes esetén több, adott esetben különböző nyelvű Európai Baleseti Bejelentő nyomtatvány (vagy elektronikus kárbejelentő) is kitölthető.